Come evitare la pandemia da riunioni virtuali

La tecnologia consente alle persone di connettersi sempre e ovunque, con chiunque nel mondo, da quasi
tutti i dispositivi. Questo sta cambiando radicalmente il modo in cui le persone lavorano, facilitando la
collaborazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con colleghi che sono suddivisi in fusi orari, paesi e continenti
diversi.
(Michael Dell, Fondatore di Dell computer)
Un nuovo mondo che ha, almeno inizialmente, dispiegato tutte le sue attrattive, lavorare da casa, che
bello. Poi ci si è accorti che la mancanza di incontro e confronto mina le basi sociali e spesso si riflette sulla
produttività sociale, che le pause al distributore automatico di caffè erano una sorta di riunione informale,
e i manager hanno iniziato a cercare alternative. E quindi abbiamo assistito a tutto un proliferare di
meeting su di una pletora di piattaforme, dall’agile Zoom all’elefantiaca Teams, passando per una
costellazione di sistemi specializzati, insomma, un continuo flusso di inviti e convocazioni a riunioni online.
Se negli anni ’60 le riunioni impegnavano per 10 ore alla settimana, ora siamo arrivati a 23, una cifra
impressionante che ha causato un’esplosione incontrollata di streaming, che alla fine non vengono mai
finalizzati in termini pratici e rubano tempo al lavoro ‘vero’. Il bubbone è esploso quando, la scorsa
settimana, un manager ha confessato di riempire la sua agenda di riunioni inventate, fittizie, per evitare di
trovarsi ingolfato in continui meeting virtuali. I colleghi e superiori, accedendo all’agenda condivisa,
vedevano che era impegnato in altre riunioni ed evitavano quindi di mandargli convocazioni. Un
approfondito studio della Harvard Business Review ha portato alla luce comportamenti al limite del
parossistico come reazione a riunioni considerate inutili, sovrabbondanti, pletoriche e logorroiche. Un
manager ha confessato di essersi conficcato una punta nella gamba, si è pugnalato per evitare di urlare
disperato in una riunione particolarmente insopportabile. Simone Kauffeld, della Technische Universität
Braunschweig, e Nale Lehmann-Willenbrock, dell’Università di Amsterdam, in uno studio di 20
organizzazioni dell’industria automobilistica, metallurgica, elettrica, chimica e degli imballaggi, hanno
scoperto che un eccesso di riunioni si associa a minore quota di mercato e rendimento societario. I risultati
ottenuti tramite un sondaggio tra i dipendenti, dopo che la società aveva cambiato il suo approccio alle
riunioni, ha ottenuto risultati sorprendenti, con aumenti del 30-40% rispetto la soddisfazione dei
lavoratori.
Alcuni punti che possono migliorare l’approccio al problema sono l’ascolto, anche individuale, dei
partecipanti, la policy di non usare nessun tipo di device elettronico durante i meeting ha portato, nel
tempo, a un forte incremento della produttività e dell’attenzione. Fra una riunione e l’altra è necessario
lasciare il tempo per la riflessione e l’elaborazione, cui seguirà l’analisi dello stato di avanzamento verso gli
obiettivi prefissati. Il Wall Street Journal Europe ha effettuato una ricerca ripresa da Repubblica che rivela
come la gestione della e-mail e la partecipazione a riunioni e meeting occupano i manager per 20 ore la
settimana: la metà del tempo lavorativo. Le riunioni non dovrebbero mai durare più di 90 minuti,
possibilmente restare sotto i 30 minuti, Jeff Bezos aveva messo il limite a 15 minuti in presenza. Altro
parametro fondamentale è invitare ai meet solo chi è ‘realmente’ utile allo svolgimento, così come è
indispensabile evitare mail inutili e/o mailing list omni-comprensive, inviando le e-mail solo a chi è
realmente interessato all’oggetto. Una ulteriore ricerca fatta sull’uso del tempo libero, ha rivelato che il
tempo impiegato, fuori dall’orario di lavoro, alla lettura delle e-mail aziendali è superiore a quello dedicato
alle ferie.
MAURIZIO DONINI